少人数の会社ほど「記録する業務」が一人に集中していませんか
社員数の少ない会社では、役員会議や全体ミーティング、取引先との商談、行政や関係先とのやり取りなど、記録に残すべき場面が想像以上に多いものです。ところが、その議事録や報告書の作成を「いつも同じ人」が担っているケースは珍しくありません。
会議中ずっとパソコンに向かってメモを取り、終わってからさらに1〜2時間かけて清書する。日中の業務が立て込むと、報告書づくりは月末にまとめて残業で片づける。こうした運用は、担当者が休んだり退職したりした瞬間に立ち行かなくなります。記録業務の属人化は、小さな会社にとって地味ながら大きな経営リスクです。
本記事では、社内会議・報告書・広報用の記録といった「書く業務」を仕組み化し、特定の人に負担が集中する状態を見直すための方法として、AI文字起こしツールNottaの活用を整理します。
記録業務が属人化すると何が起きるか
記録を一人に任せきりにしていると、次のような問題が積み重なっていきます。
- 議事録係が会議に集中できず、発言の機会が減る
- 清書に時間がかかり、共有が翌日以降にずれ込む
- 担当者の不在時に会議内容が記録されないまま流れる
- 書き方や要点の拾い方が人によってバラバラになる
これらは「誰かががんばる」では解決しません。記録という作業そのものを、人の手から仕組みへ移す発想が必要です。
NottaはWeb会議をリアルタイムで文字に起こせる
Nottaは、音声やWeb会議の内容を自動で文字起こしできるサービスです。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexといった主要なWeb会議ツールに対応しており、会議にNottaを起動しておけば、話している内容をその場で文字に変換していきます。
細かくノートを取る必要がなくなるため、議事録係を専任で置かなくても、参加者全員が議論そのものに集中できます。文字起こしの精度は高水準とされ、AI要約機能を使えば長い会議の内容を要点に整理することもできます。話者識別にも対応しているため、「誰が何を言ったか」を残したい社内会議や面談の記録にも向いています。
多言語対応が広報・採用の場面でも役立つ
Nottaは58種類の言語に対応しており、テキスト翻訳機能も備えています。海外の取引先とのオンライン商談や、外国籍のスタッフ・加盟希望者とのやり取りなど、言語をまたぐコミュニケーションの記録が必要な会社にとっては、対応の幅が広がります。
介護フランチャイズ本部での導入事例
民家改装型の小規模デイサービス「だんらんの家」を全国展開する日本介護事業株式会社では、創業から約16年間、ExcelやWordを使ったすべて手入力での記録作成を続けていました。
同社のスーパーバイザー（SV）は、加盟店への訪問後に「臨店報告書」を作成します。報告書1枚に最低30分、担当事業所が40件以上ある担当者は、月末に「あと16件書かなくては」という状態で残業が発生していたといいます。さらに、役員会議やSV会議などでは専任の議事録係を1名任命し、会議後に1〜2時間かけてまとめて配布していました。
Notta導入後は、月末の報告書作成時間が3分の1になり、議事録担当者が不要になるなど、業務改善につながったと紹介されています。記録のためだけに貴重な人手を拘束し続ける運用から抜け出せた事例です。少人数で多くの拠点や会議を抱える会社にとって、参考になる変化だといえます。
無料プランで試す場合の注意点
Nottaにはクレジットカード登録不要のフリープランがあり、料金は0円で1アカウントを利用できます。月120分まで文字起こしでき、ファイルインポートは月50個、AI要約は月10回まで使えます。
ただし注意したいのは、1回あたりの文字起こしが3分までに制限される点です。短い音声メモや、画面の使い勝手・精度を確認する試用には向きますが、30分以上の会議や長い面談を日常的に記録する用途には現実的ではありません。まずは無料で操作感を確かめ、業務で本格的に使うなら有料プランを検討する、という順序が無理のない進め方です。
業務で使うならどのプランを選ぶか
個人や少人数で本格的に使う場合の入口となるのがプレミアムプランです。公式料金ページでは、年間プランの場合に月額換算1,185円・総額14,220円（税込・12か月分一括払い）と記載され、年間プランは40%OFFの表示があります。文字起こしは月1,800分（30時間分）まで、1回につき5時間まで対応し、ファイルインポートは月100個、AI要約は月100回まで利用できます。文字起こしデータのダウンロードやテキスト翻訳、単語登録も使えるようになります。
会社全体でチームとして使い、複数人で記録を共有・管理したい場合は、より上位のビジネスプランが選択肢になります。チームワークスペースの作成など、組織での運用を想定した機能が広がります。自社の会議数や利用人数を踏まえて選ぶとよいでしょう。
なお、申し込みにあたっては成果の対象条件があります。対象はNottaのWeb版から申し込むプレミアムプランまたはビジネスプランで、PCからの新規契約が対象です。スマホやアプリからの申し込み、同一世帯・法人での2回以上の申し込みは対象外とされているため、契約はパソコンから進めてください。
まとめ：記録業務を「人」から「仕組み」へ
議事録や報告書の作成が特定の人に偏っている状態は、その人の負担であると同時に、会社の運営リスクでもあります。Nottaのように会議をその場で文字に起こし、要約まで自動化できるツールを取り入れれば、記録のための拘束時間を減らし、空いた時間を本来の業務に回せます。
まずは無料プランで操作感を確かめ、自社の会議や報告書づくりに合いそうだと感じたら、業務量に見合った有料プランへ切り替える。この段階を踏めば、小さな会社でも無理なく記録業務の仕組み化を進められます。
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