少人数の会社ほど「記録業務」が重くのしかかる
従業員数が限られる小規模事業者では、ひとりが何役もこなすのが当たり前です。役員会議や全社会議の議事録、取引先との商談メモ、採用面接の記録、社内向けの広報資料づくりまで、すべてを少ない人手で回さなければなりません。
こうした「記録」と「文章化」の作業は、地味でありながら確実に時間を奪います。30分の会議でも、録音を聞き返しながら手作業で文字起こしをすると1時間以上かかることも珍しくありません。話者が複数いる会議や専門用語の多い打ち合わせなら、なおさらです。
その結果、「議事録係」として貴重な人員を1名拘束し続けたり、月末になって報告書作成の残業が発生したりと、本来注力すべき業務が後回しになってしまいます。
AI文字起こしツール「Notta」で記録業務を軽くする
そこで社内運用の改善策として検討したいのが、AI文字起こしツールのNottaです。音声やWeb会議の内容を自動で文字に起こせるサービスで、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexなどのオンライン会議にも対応しています。
Web会議にNottaを起動しておけば、リアルタイムで会議内容が文字になっていきます。細かくノートを取る必要がないので、参加者は議論そのものに集中できます。公式情報では98.86%の文字起こし精度を達成しているとされ、話者識別やテキスト翻訳機能、さまざまなファイル形式への対応など、社内運用に役立つ機能がそろっています。
小規模事業者の現場でこう使える
実際に、民家改装型の小規模デイサービスを全国にフランチャイズ展開する企業では、Notta導入によって月末の報告書作成時間が3分の1になり、専任の議事録担当者が不要になったという事例が紹介されています。社内にエンジニアがいない中小企業でも、アナログな手入力業務から脱却できた一例です。
小規模事業者の社内運用に当てはめると、次のような場面で効果が期待できます。
- 役員会議・全社会議・管理者会議などの議事録作成を自動化し、専任担当者の拘束をなくす
- 店舗訪問や面談の報告書を、記憶に頼らず音声記録から短時間でまとめる
- 採用面接の記録を残し、複数の担当者で評価をすり合わせる
- 社内広報やお知らせの素材として、会議での決定事項をテキスト化して共有する
記録のためだけに人の時間を割く運用から抜け出すことで、限られた人員をより付加価値の高い業務に振り向けやすくなります。
無料プランから試せるので導入のハードルが低い
Nottaにはクレジットカード登録不要で使えるフリープランがあります。料金は0円で1アカウントが対象、月120分まで文字起こしができ、ファイルインポートは月50個、AI要約は月10回までです。話者識別やZoom・Google Meet・Teamsなどとの連携も利用できます。
ただし、フリープランは1回あたり3分までという制限があります。30分の会議や長めの面接をまるごと文字起こしするには向かないため、あくまで「精度や使い勝手を確かめるためのプラン」と考えるのが現実的です。まずは自社の録音環境や話し方で精度を確認してから、有料プランに移行する流れがおすすめです。
本格運用なら有料プランを検討
日常的に会議や面談を文字起こしするなら、有料プランが現実的です。プレミアムプランは個人で本格的に使う向けで、公式料金ページによると年間プランで月額換算1,185円・総額14,220円（税込）、12か月分一括払いと記載されています。文字起こしは月1,800分（30時間分）まで、1回につき5時間まで対応し、文字起こしデータのダウンロードやテキスト翻訳、単語登録なども利用できます。
複数人で会議記録を共有・管理する法人利用であれば、チームでの運用を前提としたビジネスプラン以上が候補になります。会社の規模や利用人数、扱う会議の量に応じて選ぶとよいでしょう。なお、新規の有料プラン契約はWeb版のプレミアム・ビジネスプランが対象で、PCからの申し込みが条件となっている点は事前に確認しておくと安心です。
導入前に押さえておきたいこと
文字起こしの満足度は、話し方やマイクの性能、録音環境、専門用語の多さによって変わります。いきなり有料契約をする前に、無料プランで自社の会議音声を試し、精度を確かめてから本格導入を判断するのが堅実です。
また、会議内容に個人情報や機微な情報が含まれる場合は、社内での取り扱いルールやデータ管理の方針をあわせて整備しておきましょう。判断に迷う点があれば、社内の管理部門や専門家に相談することをおすすめします。記録業務の負担を減らし、少人数でも回る体制づくりの第一歩として、まずは無料プランから試してみてはいかがでしょうか。
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